WordPress

Выдача расчетных листков по электронной почте

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 1
Полезная информация на тему: "Выдача расчетных листков по электронной почте"с комментариями спецалистов.

Выдача расчетных листков по электронной почте

В соответствии со статьей 136 ТК РФ работодатель обязан письменно сообщать работнику информацию о заработной плате, ее составляющих и о произведенных удержаниях из начисленных доходов. Для этого существует расчетный листок. Законодательством форма документа не утверждена — компания или предприниматель-работодатель вправе самостоятельно разработать его бланк. Во многих организациях пытаются сократить бумажный документооборот и переходят на электронный обмен. А можно ли отправлять расчетный листок по электронной почте?

Что говорится в законодательстве

Трудовой кодекс предписывает выдавать персоналу расчетные листки, при этом обязательна их письменная форма. Про возможность электронной передачи документа прямо говорится только в статье 312.1 ТК РФ – для дистанционных сотрудников. Для них законом прямо предусмотрена возможность передачи данных в электронном виде, но для другого персонала такое указание отсутствует. Однако и выдача расчетных листков по электронной почте прямо в кодексе не запрещена.

Мнение Министерства труда

21.02.2017 г. в ответ на обращение работодателя Министерство труда и соцзащиты выпустило письмо № 14-1/ООГ-1560, в котором изложило позицию ведомства, возможна ли отправка расчетных листков по электронной почте. По мнению специалистов, такое извещение сотрудников о заработке не противоречит Трудовому кодексу, однако нужно, чтобы электронная форма была предусмотрена в коллективном или индивидуальном трудовом договоре, либо ином локальном документе работодателя. Позднее подобная позиция нашла подтверждение и в письме Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375. Таким образом, ведомством признано, что рассылка расчетных листков по электронной почте правомерна.

Правильное оформление

Работодатель несет ответственность за исполнение требований законодательства. За нарушения предусмотрены штрафы до 50 000 руб. для компаний и до 5000 руб. для ИП (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому, прежде чем направлять расчетные листки по электронной почте, нужно все правильно оформить. Для этого руководству компании придется:

● Внести изменения в трудовой или коллективный договор, либо отразить изменение формы извещения в другом локальном документе организации.

● Уведомить сотрудников о новых принятых правилах порядка оповещения. Ознакомить с нововведениями каждого из них под подпись.

● Собрать заявления работников – рассылка расчетных листков по электронной почте должна производится с согласия сотрудников.

Чтобы избежать ненужных конфликтов, сначала придется должным образом оформить все кадровые документы, и только затем можно отправлять электронные сведения.

Заявление на получение электронного листка

Работодатель должен получить письменное обращение от каждого работника на получение расчетных листов по электронной почте. Заявление требуется и для того, чтобы узнать электронный адрес, по которому следует высылать данные по заработку. Сотрудник может самостоятельно определить, на какую почту работодателю следует направлять форму, либо компания сама выбирает, как организовать рассылку (например, это может быть личный кабинет работника на корпоративном сайте).

Потребуется и согласие на обработку персональных данных. Доступ к конфиденциальным сведениям, содержащимся в расчетном листке, должны иметь только сотрудник и уполномоченный представитель работодателя.

Образец заявления на получение расчетного листка в электронном виде:

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 2

Подтверждение получения электронного документа

При проведении проверки компании или ИП придется доказывать инспектору ГИТ, что расчетный листок по электронной почте был отравлен. Иначе — налицо нарушение трудового законодательства. Если работодатель отправил работнику расчетный листок по электронной почте, как подтвердить получение? Для этого нужно настроить в электронной почте получение уведомлений о прочтении сообщения. В большинстве программ есть такая возможность. Работодателю придется организовать хранение этих доказательств. Если подтверждения получения расчетного листка по электронной почте нет, то безопаснее выдать бумажный вариант документа сотруднику.

Можно ли применять бумажный и электронный вариант одновременно?

Может возникнуть ситуация, что расчетный листок некуда отправить – у сотрудника нет доступа в интернет, соответственно, и электронного адреса тоже. Тогда компании во внутреннем документе, содержащем порядок выдачи расчетных листков, стоит предусмотреть, что возможно применять бумажную форму и электронную одновременно.

Таким образом, законом не запрещается использовать электронный документооборот при извещении персонала о заработной плате. Компания имеет право воспользоваться электронной формой, но сначала потребуется привести в соответствие принятому порядку все кадровые документы.

http://ecm-journal.ru/docs/Vydacha-raschetnykh-listkov-po-ehlektronnojj-pochte.aspx

Голосование:

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 3

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 3

Можно ли отправлять расчетные листки по электронной почте?

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 5

БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда[1].

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России[2] считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 6

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте[3].

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 7

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 8

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

• в личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

• на личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 9

[1] Письмо от 18.03.2010 № 739-6-1. [2] Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. [3] Определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061.

http://kadrovik-info.ru/magazine-articles/show/186/

Работодатель вправе выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные

Автор: И. Ю. Колосова

Комментарий к Письму Минтруда РФ от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.

О выдаче электронных расчетных листков.

Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012.

Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.

В Письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).

Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.

Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03-04-06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда налоговый агент должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца налог агентом не может быть исчислен.

Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет заработная плата, не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.

Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона).

Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;

на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;

на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

http://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a58/910665.html

Расчетные листки по зарплате: электронная или только бумажная форма?

Выдача расчетных листков по электронной почте - картинка 11

Невыдача расчетного листа — нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован. Можно ли отправить сотруднику расчетный лист по электронной почте? Или подходит только бумажная форма?

Мнение судей и чиновников

Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012.

Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75 АД10-3).

Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.

В Письме от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).

Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.

Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03‑04‑06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда налоговый агент должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца налог агентом не может быть исчислен.

Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет заработная плата, не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.

Требование к персональным данным

Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.

Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

[3]

При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.

По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;
  • на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;
  • на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

http://www.klerk.ru/buh/articles/462986/

Чиновники требуют выдавать расчетные листки дважды в месяц

Мы выяснили: расчетные листки по зарплате не выдает каждый третий бухгалтер. Это опасно. Роструд на своем сайте сообщил, что в 2018 году инспекторы будут проверять, утверждена ли в компании форма расчетного листка и выдает ли их компания своим сотрудникам. Если не выдает, ей грозит штраф. Более того, проверяющие из ГИТ уже требуют выдавать расчетные листки дважды в месяц.

НА БУМАГЕ ИЛИ ЭЛЕКТРОННО: КТО ВЫБИРАЕТ, КАКИМ СПОСОБОМ ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ

В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Там просто сказано, что при выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить своего сотрудника о том, какая зарплата ему начислена и полагается к выдаче ( ст. 136 ТК ). Для этого каждому работнику нужно выдать расчетный листок.

Работодатель вправе сам выбрать, как его выдавать: на бумаге или в электронном виде. Можно сочетать эти два способа. Ведь у каких-то сотрудников может не быть компьютеров, кому-то удобнее получать сведения на бумаге.

Как Роструд проверяет расчетные листки , рассказал Иван Иванович Шкловец , замруководителя Роструда. Смотрите его комментарий в презентации ниже

КАКОЙ СПОСОБ УДОБНЕЕ

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Раньше бумажные расчетные листки выдавали вместе с зарплатой. Но сейчас абсолютное большинство сотрудников получают зарплату на банковские карты, в кассу приходят немногие. Поэтому логично электронно рассылать и расчетные листки.

Для перехода на электронные расчетные листки попросите работников написать заявления. Образец – далее в статье

Выдавать расчетные листки на руки, значит, приглашать всех сотрудников в бухгалтерию. Это неудобно: бухгалтер тратит больше времени, легко ошибиться и отдать листок не тому сотруднику.

Бумажный способ можно сохранить только для тех сотрудников, которые трудятся вне офиса. Расчетные листки остальным работникам можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте организации, если такой есть.

Минтруд не запрещает электронный способ выдачи ( письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 ). Судьи не считают рассылку расчетных листков по электронной почте нарушением (апелляционное определение Мосгорсуда от 12.05.2017 № 33-17642/2017). Чтобы выдавать расчетные листки электронно, выполните два условия.

Читайте популярные статьи по зарплате

УСЛОВИЕ № 1. СПОСОБ ВЫДАЧИ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ ЗАКРЕПИТЕ В ЛОКАЛЬНОМ АКТЕ

Как будете выдавать листки сотрудникам — на бумаге или электронно, пропишите в одном из документов:

  • в трудовом договоре;
  • коллективном договоре;
  • локальном нормативном акте работодателя, например в положении об оплате труда.

Чтобы зафиксировать электронный способ выдачи расчетных листков, формулировка может быть такой:

«Работодатель обязуется в день выдачи заработной платы за вторую половину месяца высылать на адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, утвержденной в приложении № 4 к настоящему Положению.

Расчетный листок отправляется сотруднику в виде зашифрованного вложения к письму. Чтобы открыть файл и получить доступ к расчетному листку, работник должен ввести свой персональный логин и пароль».

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись ( ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК, письмо Минтруда от 21.10.2017 № 14-1/ООГ-1560 ). Это необходимое, но недостаточное условие. Нужно выполнить еще одно.

УСЛОВИЕ № 2. ПОПРОСИТЕ РАБОТНИКА НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ

Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление (образец — ниже). В нем пусть укажет свой личный или рабочий адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки. Если работник откажется получать расчетные листки в электронном виде, выдавайте их на бумаге. Для бумажных расчетных листков никаких заявлений работника не нужно. Контролируйте, чтобы каждый сотрудник получал именно свой расчетный листок.

[1]

ОБРАЗЕЦ 1. ЗАЯВЛЕНИЕ НА ПОЛУЧЕНИЕ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Мы советуем отправлять листок в виде зашифрованного архива, который сотрудник сможет открыть по своему паролю. Если вы будете размещать расчетные листки на корпоративном сайте компании, вход на него также сделайте персональным.

Можно ли направлять расчетный листок не только работнику, но и его руководителю? Возможно ли это технически и разрешает ли это закон?

Как проверяющие относятся к тому, что расчетные листки работника могут оказаться доступны руководителю?

Комментирует Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Роструда:

«Согласно разъяснениям Роскомнадзора сведения о заработной плате лица являются информацией, содержащей персональные данные субъекта.

Работодатель не вправе передавать персональные данные работников без их согласия третьим лицам, за исключением случаев, когда это предусмотрено трудовым законодательством и иными федеральными законами».

Итак, руководителю можно направлять расчетный листок работника. Он проверит, все ли начисления вошли в расчет. Чтобы избежать штрафа за разглашение персональных данных, попросите сотрудника дать письменное согласие на обработку его персональных данных ( ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ). Работник может включить его в заявление о получении электронных расчетных листков (образец 1 выше).

КАК ПОДТВЕРДИТЬ ВЫДАЧУ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

При проверке трудовые инспекторы посмотрят, действительно ли работник получил расчетный листок.

Комментирует Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Роструда:

«При проверке инспекцией труда работодатель должен будет подтвердить, что известил работника в письменной форме о составных частях зарплаты, удержаниях и других данных, которые касаются его зарплаты».

В случае с бумажными документами работники расписываются в специальном журнале. Это самый простой способ.

[2]

Если ваша компания пересылает расчетные листки на электронную почту, их выдачу подтвердит уведомление об открытии письма. Уведомления должны храниться на сервере компании. Кроме того, работники в своих заявлениях должны указать адрес электронной почты, на которую они хотели бы получать расчетные листки. Если сотрудник захочет этот адрес поменять, потребуется еще одно заявление. Только так можно доказать, что компания исполнила обязанность по выдаче расчетных листков работникам.

Фрагмент локального акта, в котором будут прописаны все эти правила, может выглядеть так, как в образце ниже.

ОБРАЗЕЦ 2. ФРАГМЕНТ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА

КОГДА ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК

Зарплату сотрудникам следует выплачивать не реже чем каждые полмесяца ( ч. 6 ст. 136 ТК ). Но расчетные листки достаточно сформировать один раз в месяц, а именно при окончательном подсчете зарплаты за месяц ( письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 ). Вы вправе формировать расчетные листки и чаще, но практического смысла это не имеет.

Организация обязана выдавать сотрудникам расчетный листок независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату: наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме ( ст. 136 ТК, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 ). При этом формируйте расчетные листки после того, как отдадите все документы на оплату. Тогда в них гарантированно попадет актуальная информация обо всех начисленных за прошлый месяц суммах.

ПО КАКИМ ПРАВИЛАМ СОСТАВЛЯТЬ РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК

Типового бланка расчетного листка нет. Его форму разработайте самостоятельно и утвердите во внутреннем документе. В расчетном листке, в частности, укажите:

  • составные части зарплаты: начисления по окладу, премии, доплаты и надбавки. Также покажите и суммы начисленных отпускных и пособий;
  • все удержания из зарплаты и их обоснования: НДФЛ (сумму налога округлите до полных рублей), алименты и т. д.;
  • общую сумму к выплате.

На кого заполнять и что включать в расчетный листок

Выдавать работникам расчетные листки логичнее всего в день окончательной выплаты зарплаты за месяц. Причем и в том случае, если зарплаты своим сотрудникам вы переводите на банковские карты. Конкретный порядок выдачи расчетных листков закрепите в том же внутреннем документе, который определяет форму этого документа ( письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 ).

ПРИМЕР

Расчет заработной платы и заполнение расчетного листка

В ООО «Север» установлена пятидневная рабочая неделя. Старший менеджер компании А.С. Ребров в апреле 2018 года болел с 16 по 20 апреля, пять рабочих дней. За это время ему начислили больничные в размере 4920,55 руб. Все остальные рабочие дни апреля он отработал.

Оклад сотрудника составляет 30 000 руб. За отработанное в апреле время (16 дней из 21) бухгалтер начислил работнику 22 857,14 руб. (30 000 руб. : 21 раб. дн. × 16 раб. дн.), всего за ме-сяц — 27 777,69 руб. (22 857,14 + 4920,55).

Ребров является налоговым резидентом России. У него есть пятилетняя дочь. Ему полагается детский вычет в размере 1400 руб. Сумма НДФЛ с доходов работника за апрель составила: 3429 руб.[(27 777,69 руб. – 1400 руб.) × 13% ].

Согласно правилам внутреннего трудового распорядка работники получают аванс 40% от оклада 20-го числа текущего месяца, а зарплату за вторую половину месяца — 5-го числа следующего месяца. Больничные сотруднику выплатили вместе с зарплатой.

20 апреля 2018 года Ребров получил аванс — 12 000 руб. (30 000 руб. × 40%), а 4 мая в связи с переносом с субботы 5 мая 2018 года — зарплату за вторую половину апреля и пособие за вычетом НДФЛ в сумме 12 348,69 руб. (27 777,69 – 12 000 – 3429).

Как заполнить расчетный листок?

РЕШЕНИЕ

Форма расчетного листка утверждена в положении об оплате труда, которое действует в компании. Сотрудник получил его 4 мая на свою электронную почту. Расчетный листок за апрель 2018 года бухгалтер компании заполнил так, как показано ниже. В него вошли все выплаты и удержания за апрель.

ОБРАЗЕЦ 3. РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК

ЧТО БУДЕТ ЗА НЕВЫДАЧУ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

За отсутствие утвержденной формы расчетного листка или не выдачу их работникам организации и ее должностным лицам грозит административная ответственность.

Виды наказания

Инспектор назначит наказание не за каждый невыданный расчетный листок, а однократно — за нарушение требований Трудового кодекса . Санкции следующие ( ст. 5.27 КоАП ):

  • для организаций — штраф в размере от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;
  • для должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • для предпринимателей — административный штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

Если инспекторы повторно обнаружат нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:

  • для организаций — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.;
  • для предпринимателей и должностных лиц организации —от 10 тыс. до 20 тыс. руб.

Кроме того, директора или главбуха, за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

Суды поддерживают трудовых инспекторов

Обширная судебная практика подтвержает: компании наказывают и за использование формы расчетного листка, не утвержденной работодателем (постановления ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3 и ВС Республики Марий Эл от 21.12.2015 № 4А-233/2015 ), и за отражение в расчетных листках не всех необходимых сведений ( решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 по делу № 7-271-2013-21-185-2014 ). А по решению Свердловского суда от 20.01.2016 № 72-98/2016 компанию оштрафовали за невыдачу расчетных листков сотрудникам.

http://zen.yandex.ru/media/id/59425c9c1410c343a1b404f1/5b1a64677ddde83b2cadce78

Литература

  1. ред. Суханов, Е.А. Том 1. Гражданское право. Общая часть; М.: Волтерс Клувер; Издание 3-е, перераб. и доп., 2013. — 720 c.
  2. Контрольно-кассовая техника. Нормативные акты, официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 113 c.
  3. Пикалов И. А. Уголовное право. Особенная часть; Эксмо — Москва, 2011. — 560 c.
  4. Басовский, Л.Е. История и методология экономической науки: Учебное пособие / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 603 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях