WordPress

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 1
Полезная информация на тему: "Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения"с комментариями спецалистов.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 2Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

[2]

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 3


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

http://www.garant.ru/article/1101413/

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

[1]

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 5

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    http://assistentus.ru/forma/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

    Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 6Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 6

    Пошаговая инструкция по уничтожению документов

    Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

    Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

    Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 9

    Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 10

    Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

    Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

    Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

    Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 11

    Особенности уничтожения секретной документации

    Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

    1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
    2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
    3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

    Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

    Наказание за нарушения

    В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

    • для граждан — от 100 до 300 рублей;
    • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

    За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

    • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
    • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

    Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

    • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
    • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
    • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

    Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

    Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

    Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

    • принудительные работы;
    • запрет занимать определенные должности;
    • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
    • лишение свободы на срок до 2 лет.

    http://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/unichtozheniye-dokumentov-s-istekshimi-srokami-khraneniya

    Уничтожение бухгалтерских документов

    Согласно ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г., бухгалтерские документы должны хранится в архиве организации не менее пяти лет после отчётного периода. По истечению этого срока, организация в праве сама распоряжаться их дальнейшей участью. В случае, если необходимости в них нет, то целесообразно их ликвидировать, чтобы освободить место в архиве и не хранить ненужные бумаги.

    Требования по хранению и уничтожению документов бух. учёта не позволяют просто выбросить их, в целях сохранения конфиденциальных данных. Именно поэтому существует процедура ликвидации документов, после которой они не поддаются восстановлению и, соответственно, не позволяют получить какие-либо данные.

    Методы утилизации бухгалтерских документов

    Для сохранения конфиденциальности при ликвидации документов используются 3 метода:

    В зависимости от объёма документов и требуемого уровня секретности, Вы можете выбрать наиболее оптимальный вариант.

    Документальное сопровождение

    Процедура уничтожения документов бухгалтерского учёта с истёкшими сроками хранения выглядит следующим образом:

    1. В первую очередь издаётся приказ о создании комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов и сроков их хранения.
    2. После комиссией создаётся и утверждается акт и опись документов, подлежащих утилизации.
    3. Документы передаются на уничтожение выбранным методом, который соответствует уровню секретности, после чего процедура фиксируется в акте об уничтожении.

    Что включает в себе акт об уничтожении документов

    По итогу ликвидации бухгалтерских документов выдаётся акт об их уничтожении. Он подтверждает, что процедура была проведена в рамках закона с соблюдением всех требований. В акте указывается на каком основании уничтожены документы (например, истечение срока хранения), их перечень, а также количество в единицах и килограммах.

    Штрафы за неправильное хранение и уничтожение документов

    В зависимости от типа и ущерба нарушения, руководитель компании может быть привлечён к административной, налоговой и уголовной ответственности.

    Уничтожение бухгалтерских документов законно и конфиденциально

    Если перед Вами встала задача по утилизации документов, то мы готовы помочь Вам в этом. Наша компания предоставляет услуги по конфиденциальному уничтожению архивов. Мы гарантируем, что документы будут уничтожены согласно требованиям закона без возможности восстановления.

    Подробнее об услуге Вы можете прочитать на нашем сайте, а также оставив заявку или позвонив нам по телефону +7 (495) 120-55-29.

    http://makulatura.online/uslugi/unichtozhenie-dokumentov/unichtozhenie-buxgalterskih-dokumentov/

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 14

    Сюда входят все виды бухгалтерской, научно-исследовательской, технической деятельности. После окончания срока действия все бумаги, указанные в номенклатуре предприятия, передаются в архив. В зависимости от вида и назначения, определяется время их хранения, после чего проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения. При нормальной работе предприятия объемы бумаг собираются большие, поэтому рационально проводить чистку архива ежегодно.

    Самостоятельно в лице одного человека, пусть даже ответственного, провести эту процедуру нельзя. Если для непосредственного ведения, систематизации и контроля существует специальная должность — архивариус, то процедура списания и утверждения этого акта проводится комиссионно и утверждается гендиректором.

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 15

    Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

    Проверка архива бухгалтерских документов выявляет ненужные элементы. Обойтись единственным актом при списании архивных документов нельзя. Это нарушение законодательства. Процедура списания проводится экспертной комиссией (далее по тексту ЭК), утвержденной приказом руководителя.

    ЭК решает дальнейшую судьбу: одним из вариантов может быть акт о продлении хранения на определенный срок. Любое решение законодательство обязывает оформлять письменно. Этапы проведения:

    • Проверка срока годности. Рассматривать для утилизации можно только документы с истекшим сроком хранения.
    • ЭК проводит экспертизу, которую оформляет протоколом заседания.
    • Независимо от решения об уничтожении либо продлении хранения, нужно письменное подтверждение.
    • Составленный акт за подписью гендиректора.

    Как составить акт на уничтожение документов

    Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения обеспечивается письменно. Именно он является основанием на извлечение из архива документов. Он несет полную информацию по содержанию утилизируемых документов. По сути акт — это опись, которая передает информацию об общем содержании, количестве и времени делопроизводства. Если документов много, они перечисляются по порядку. В акте должны быть:

    • табличные данные;
    • количество уничтожаемых у. е.;
    • периоды их действия;
    • оценка состояния, определенная ЭК;
    • даты и № сопутствующих протоколов совещания, описи;
    • дата составления.

    Акт не имеет строгой типовой формы и заполняется произвольно, но с максимальной информацией о документации, а также указанием сведений о членах комиссии.

    Как не ошибиться с датой акта

    Самое главное при утилизации — правильно определить срок хранения. Нарушение этого правила, при выявлении, может повлечь за собой административные наказания. При возникновении сомнений необходимо руководствоваться законодательными нормами в следующем порядке для документации, созданной:

    1. До 2009 года, содержатся в сохранности до времени, утвержденного Росархивом от 06.10.2000 года.
    2. После вышеуказанной даты работают нормы, введенные приказом Минкультуры от 25.08. 2010 г. № 558.

    Причем приказ от 2000 года затрагивает бумаги, созданные только до 2009 г.

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 16

    Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

    Жизнедеятельность организаций допускает появление документации с трудно определимыми сроками хранения. Тогда перед составлением акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения необходимо уточнить более конкретные сроки хранения. Преимущество для таких бумаг будет получено, если ЭК официально обратится в архивное учреждение.

    Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

    Процедура оформляется по общим правилам, но при этом имеет небольшие нюансы:

    • Запрещается ликвидация ценных бумаг без оформления соответствующих актов или частичного их оформления.
    • Запрещено ликвидировать документацию, вне зависимости от срока окончания ее хранения, если она относится к судебным разбирательствам (настоящим или будущим).
    • Обязательное выполнение условия конфиденциальности, чтобы исключить утечку секретной информации.
    • Уничтожение документации также распространяется на копии и дубликаты.

    Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

    После оформления акта и подписания его у генерального руководителя следует физическое уничтожение всеми доступными методами. К ним относятся:

    • Шредирование — самый распространенный способ. При его использовании регулируется степень измельчения, которая исключает возможность восстановления целостности бумаги. В дальнейшем сырье используется для вторичной переработки.
    • Сожжение — применяется к бумагам всех видов секретности.
    • Химическая обработка — используется редко.
    • Закапывание — применяется в особых случаях, например, радиоактивном или химическом заражении бумаги.

    После составления бумаг на списание владельцы могут провести утилизацию своими силами или обратиться в специализированную компанию. Последняя обязана предоставить по окончании акт о проведении утилизации, где указаны метод, сроки и прочие особенности.

    [3]

    Оформляем факт уничтожения документов

    Акт не имеет строгой типовой формы, но при его заполнении указываются:

    • дата;
    • описание объекта утилизации с указанием способа, точного объема, количества;
    • подписи исполнителей, ответственных.

    Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

    Админ. наказание грозит в случае нарушения сроков утилизации, которые расходятся со сроками списания. Это нарушение, за которое налагается штраф в диапазоне от 2000 до 3000 рублей.

    Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

    По значимости и содержательности электронные документы находятся на одном уровне с бумажными. Поэтому и порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения в электронном виде ничем не отличается от этой процедуры с бумажным носителем. Разница может состоять лишь в отличиях, с которыми происходит уничтожение информации. Согласно ГОСТ 15489-1-2007, от 12.03.2007, уничтожение может производиться методом стирания записи или перезаписи на информационных носителях. В случае, если ЭК не удается определить значимость самих носителей, то уничтожение информации происходит с помощью ликвидации самих носителей любыми методами, например: шредер, сжигание, химические реагенты.

    http://punktpriema.ru/articles/unichtozhenie-dokumentov-s-istekshimi-srokami-hraneniya.html

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 17

    Практически любой документ компании имеет определенный срок хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Бухгалтерские документы компании не являются исключением и срок их хранения обычно составляет 10 лет. После этого в архив документы не передаются, а подлежат уничтожению с соблюдением определенного порядка действий. В статье рассмотрим порядок, по котором происходит уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.

    Бухгалтерские документы

    В документообороте компании задействованы следующие виды документов:

    • созданные внутри компании, которые не выходят за ее пределы и хранятся внутри фирмы;
    • разработанные внутри компании, но предназначенные для контрагентов (исходящие);
    • разработанные иными компаниями, но подлежащие хранению внутри компании (входящие).

    Все документы в процессе работы могут подвергаться следующим действиям:

    • передаче в бухгалтерию;
    • обработке бухгалтером;
    • проверке оформления;
    • передаче на хранение.

    Важно! Более половины всех документов компании составляют бухгалтерские документы. И они имеют определенный порядок и срок хранения.

    Срок хранения документов

    Одним из главных критериев определения возможности уничтожения документов является их срок хранения. Период хранения документов устанавливается типовыми и ведомственными документами.Различают определенные группы актов, имеющие следующие сроки хранения:

    • до 10 лет;
    • свыше 10 лет;
    • постоянный срок хранения.
    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения - картинка 18★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Как исчисляется срок хранения документов

    Начало срока хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом их окончания в делопроизводстве. Например, срок окончания дела наступил в 2017 году, соответственно с 1 января 2020 года начинается отсчет срока хранения. Включают в акт на уничтожение документы только в том случае, если их срок хранения уже истек к началу года. Таким образом, если срок начала хранения отсчитывается с 1 января 2020 года и он равен 10 годам, то в акт на уничтожение этот документ может быть включен только с 1 января 2029 года (Читайте также статью ⇒ Сроки хранения счетов фактур).

    Порядок изъятия бухгалтерских документов

    Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).

    Важно! Прежде чем уничтожить данные документы, компании проводят экспертизу их ценности. Это делает специальная экспертная комиссия, назначенная руководителем.

    Те бухгалтерские документы, срок хранения которых уже истек изымаются с целью последующего их уничтожения.При этом важно, чтобы срок хранения этих документов истек уже до 31 декабря года, предшествующего году уничтожения. Если срок хранения документов истекает только в настоящем году, то уничтожить их можно только на следующий год. Таким образом, уничтожить те документы, срок хранения по которым еще не закончился нельзя. В соответствии с перечнем документов на утилизацию составляются специальные акты на уничтожение бухгалтерских документов.

    Акт на уничтожение бухгалтерских документов

    Такой документ, как акт на уничтожение бухгалтерских документов, составляется в произвольной форме. В акте указывается перечень документов, подлежащих уничтожению. Причем данный перечень может указываться как в самом акте, так и в описи к этому акту. Данная опись составляется как приложение к рассматриваемому акту. В акте также отражается способ, которым данные документы должны быть уничтожены (Читайте также статью ⇒ Хранение и уничтожение документов).

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

    Уничтожение бухдокументов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий. За нарушение этого процесса компании грозит наложение штрафа.

    Этапы уничтожения бухгалтерских документовЧто включает в себя
    Определение документов, у которых истекли сроки храненияБухгалтерские документы, срок хранения которых определяется как «10-летний», как правило, не передаются в архив. Они подлежат хранению в бухгалтерии, которые по истечении срока самостоятельно выделяют с целью уничтожения
    Проведение экспертизыЭкспертизу проводят по итогам года в начале следующего самостоятельно структурным подразделением. При этом одним документы передаются в архив, а другие выделяются с целью ликвидации. Для уничтожения дел создается специальная экспертная комиссия.
    Уничтожение документовУничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья

    Важно! С целью уничтожении документов создается специальная экспертная комиссия. В состав такой комиссия включаются как минимум 3 сотрудника компании.

    Руководитель приказом может назначить постоянных членов комиссии. Данная комиссия составляет перечень документов, подлежащих списанию. На основании данного перечня составляется акт. Документы могут уничтожаться с помощью шредера, либо вручную. При этом составляется акт уничтожения. Также компания может направить уничтожаемые документы в специальные организации, как макулатуру. В этом случае компания получит денежные средства, которые нужно будет учесть как прочие доходы компании.

    Уничтожение электронных документов

    Важно! Довольно большую популярность в последнее время получает электронный документооборот. Такие файлы, а также заархивированная база программных продуктов также подлежит длительному хранению.

    Оформление уничтожения электронных документов происходит так же, как и уничтожение документов на бумажных носителях. Электронные документы необходимо удалить из компьютерного архива. Если документы хранятся на специальных носителях (флешки, карты памяти), то уничтожается не только файл, но и сам носитель. При этом следует учитывать некоторые моменты:

    • документы можно удалять только по соответствующему акту;
    • нельзя удалять документы, которые имеют отношение к будущему или текущему судебному процессу;
    • необходимо соблюдать конфиденциальной той информации, которая содержится в уничтожаемых документах;
    • помимо оригиналов, уничтожению также подлежат и копии документов.

    Ответственность компаний за нарушение правил уничтожения документов

    Если компании нарушат правила уничтожения документов, то им грозит административная ответственность (13.20 КоАП РФ) со следующими размерами штрафов:

    • 100 – 300 рублей – для граждан;
    • 300 – 500 рублей – для должностных лиц.

    При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу по нескольким требований, штраф накладывается по каждому из них. Избежать штрафов компании смогут, если докажут, что уничтожение документов произошло при форс-мажорных ситуациях, например, в следствии пожара или кражи. В подтверждение этому компании могут предоставить такие документы как:

    • справка из полиции, в которой значится, что по факту кражи возбуждено уголовное дело;
    • акт о пожаре;
    • другие документы.

    Важно! Если причиной уничтожения документов стал пожар, а в компании нет установленной пожарной сигнализации, то такая ситуация не будет признана как форс-мажор.

    Заключение

    Уничтожение бухгалтерской документации должно проводиться по всем правилам. Главное, что необходимо соблюдать – это срок хранения и уничтожения документов. В противном случае компании грозит административная или даже уголовная ответственность.

    http://online-buhuchet.ru/unichtozhenie-buxgalterskix-dokumentov-s-istekshimi-srokami-xraneniya/

    Литература

    1. Смирнов, В. Н. Адвокатура и адвокатская деятельность / В.Н. Смирнов, А.С. Смыкалин. — М.: Проспект, Уральская государственная юридическая академия, 2015. — 320 c.
    2. Марченко, М. Н. Проблемы теории государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 766 c.
    3. Нешатаева, Т.Н. Иностранные предприниматели в России – судебно-арбитражная практика / Т.Н. Нешатаева. — М.: Дело, 2013. — 216 c.
    4. Отсутствует Теория государства и права / Отсутствует. — М.: АСТ, 2012. — 127 c.

    Добавить комментарий

    Мы в соцсетях

    Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях