WordPress

Сроки хранения книг покупок и продаж

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 1
Полезная информация на тему: "Сроки хранения книг покупок и продаж"с комментариями спецалистов.

Сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

Вместе с этим материалом наши читатели выбирают:

Общий срок хранения документов по налоговому учету установлен в Налоговом Кодексе.

Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

В постановлении Правительства установлены сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи. В прежних «Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, сроки хранения этих документов не были установлены.

Хранению в течение «в течение не менее 4 лет с даты последней записи» подлежат также следующие документы, не регистрируемые в журнале учета (п.15 Приложения №3)

а) Полученные документы:

б) Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

в) Иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком: бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса РФ, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, — в книге покупок.

Изменены сроки хранения книг покупок и продаж. Ранее эти документы требовалось хранить 5 лет с даты последней записи, теперь этот срок сокращён до 4 лет:

Было: «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914)

15. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи.

27. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.

«Форма книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 4 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.24 … Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

«Форма книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 5 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.22 … Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.

Комментарий автора: Фактически требования к работе с документами, применяемыми при расчетах по налогу на добавленную стоимость, ужесточаются. Требуется более тщательная их регистрация и организация хранения на протяжении установленных сроков.

Использование смешанного документооборота создаст дополнительные проблемы в организации документационного обеспечения этой деятельности, поэтому при принятии решения о переходе на использование электронных счетов-фактур необходимо учитывать риски, которые при этом возникают. Кроме того, организациям придется существенно переработать свою внутреннюю нормативную базу.

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: Консультант Плюс

http://www.synerdocs.ru/4582155.aspx

Сроки хранения книг покупок и продаж

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Установленный срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи.

Обоснование вывода: Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость (смотрите письмо ФНС России от 28.10.2011 N ЕД-3-3/3537, постановления ФАС Поволжского округа от 23.10.2012 N Ф06-7211/12 по делу N А65-9569/2012, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2012 N 11АП-6774/12).

То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137). В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

При необходимости внесения изменений в книгу покупок (после окончания текущего налогового периода) аннулирование записи по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура, до внесения в них исправлений.

Дополнительные листы книги покупок являются ее неотъемлемой частью и составляются в соответствии с разделами III и IV Постановления N 1137 (п. 4 Приложения N 4 к Постановлению N 1137). Аналогичным образом вносятся изменения в книгу продаж (абзац 3 п. 3 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

Таким образом, если после составления книги покупок и книги продаж в них будут вноситься изменения, то четырехлетний срок хранения в этом случае будет начинаться заново, после каждого внесенного изменения.

Например, по окончании IV квартала 2010 года была составлена книга покупок. Исходя из норм Постановления N 1137 ее минимальный срок хранения заканчивается по истечении IV квартала 2014 года. В III квартале 2012 года возникла необходимость составить дополнительный лист к книге покупок за IV квартал 2010 года. Тогда минимальный срок хранения этой книги покупок

закончится по истечении III квартала 2016 года.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

http://www.bashinform.ru/likbez/518570/

Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 2

Минюст России 13 февраля зарегистрировал приказ Росархива от 20.12.19 № 237. Этим приказом утверждена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов.

Новые сроки хранения документов

Напомним, что ранее Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения (см. « Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов »). Соответствующий приказ от 20.12.19 № 236 действует с 18 февраля 2020 года. Назовем наиболее важные изменения:

  • счета-фактуры теперь нужно хранить 5 лет вместо 4-х;
  • книги учета доходов и расходов при УСН — 5 лет (а не постоянно, как ранее).
  • реестры сведений о доходах физических лиц — 5 лет вместо 75 лет;
  • график отпусков — 3 года вместо 1 года.

Обратите внимание: юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая (см. « Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры »).

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 3 Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Кроме этого, установлены сроки хранения для годовых и квартальных расчетов по страховым взносам (50/75 лет); справок об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справок о состоянии расчетов с бюджетом (5 лет).

Как исчисляются сроки хранения

Отдельным приказом Росархива от 20.12.19 № 237 утверждена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов. Инструкцией установлено, что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 4 Бесплатно вести книги покупок и книги продаж в бухгалтерском веб‑сервисе

Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдать все организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

[3]

Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов. В данном случае организация сама определяет срок хранения указанных документов. Но этот срок не может быть менее одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми. Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе.

Также в инструкции разъяснен порядок исчисления сроков хранения документов с пометкой «Постоянно». Так, если организация не является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает, что документы нужно хранить не менее 10 лет.

http://www.buhonline.ru/pub/news/2020/2/15442

Сроки хранения книг покупок и продаж

sroki_hraneniya_knig_pokupok_i_prodazh.jpg

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 5

Похожие публикации

Одна из ошибок плательщиков НДС, на которую указывают налоговики при проведении проверок деятельности субъекта хозяйствования – нарушение сроков, в течение которых, согласно законодательству, следует осуществлять хранение книги покупок и книги продаж. Продолжительность хранения этих первичных документов порой становится предметом спора и опротестования актов проверок налоговых органов, а также причиной наложения штрафных санкций за нарушение установленных сроков.

Предлагаем ответы на основные вопросы, касающиеся организации, сроков хранения и уничтожения книг покупок и продаж, а также лиц, ответственных за это.

Юридические основания и коллизии

Вести и в соответствии с установленными сроками хранить Книги покупок и продаж, на основании которых производится расчет налога на добавленную стоимость, согласно нормам действующего законодательства, обязаны все налогоплательщики.

На практике, вопрос о том, сколько хранить книгу покупок и продаж после внесения в нее последней записи, вызывает множество споров и разногласий. Это вызвано тем, что нормативные акты, регулирующие вопросы продолжительности хранения этих документов, не приведены к «единому знаменателю». И хотя, по сути, расхождения в сроках не столь значительны, ситуация создает прецеденты, когда аудитор может наложить штрафные санкции на субъект хозяйствования, и оспорить их будет весьма проблематично.

Попробуем разобраться в регламентирующих актах и юридических коллизиях.

Правила ведения книг покупок и продаж (п. 24 раздела 2 приложения № 4, п. 22 раздела 2 приложения № 5 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011), равно как и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ устанавливают срок хранения книги продаж и книги покупок продолжительностью 4 года с даты последней записи в них. Эти сроки касаются как бумажных, так и электронных документов.

Четырехлетний срок указан и в п. 459 приказа Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016).

В то же время, пункт 1 статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» прямо указывает, что «первичка», как и документы бухгалтерской (финансовой) отчетности, хранятся не менее пяти лет с момента окончания отчетного года.

Явные расхождения в регламентирующих актах могут стать причиной долгих и малоприятных разбирательств с налоговой службой, особенно в тех случаях, когда были допущены ошибки в исчислении налоговых сумм. Именно поэтому целесообразно перестраховаться, и установить срок хранения равный пяти годам. Это не будет расцениваться как нарушение регламентных сроков, и позволит избежать нежелательных проблем.

Архивация книг покупок и продаж

Подготовка к использованию книг покупок и продаж должна соответствовать общим правилам архивации первичных учетных документов. Следовательно:

Книги должны быть постранично пронумерованы. На последней странице должна быть сделана соответствующая запись о количестве листов.

Все страницы Книг, начиная с первого листа и заканчивая последним, должны быть прошиты. Оба конца нити приклеиваются к последней странице книги при помощи бумажного фиксатора (наклейки).

На фиксатор ставится печать плательщика налогов (при ее наличии). Обязательное требование – оттиск печати должен ложиться на фиксирующую наклейку, и частично – на страницу книги.

После полного заполнения книги покупок или продаж, на первом листе делается соответствующая запись, указывающая:

дату окончания книги;

срок последующего хранения, с указанием конечной даты;

фамилия и инициалы ответственного лица;

номер и дату акта о передаче книги в архив на архивное хранение.

После выполнения этих требований, книга покупок и книга продаж хранится в архиве компании.

Списание и уничтожение: когда можно «разводить костры» или запускать шредер?

Казалось бы, что уж проще – написано хранить до 1 января 2019 года, значит 2 января можно с чистой совестью уничтожить хранящиеся в архиве Книги покупок и продаж.

Однако не все так однозначно. Прежде чем начать «разводить костры» для уничтожения регистров, у которых вышел срок хранения, вспомните о трех важнейших аспектах:

Как мы уже продемонстрировали выше – законодательство противоречиво в вопросах о сроках хранения документов. Именно поэтому будет нелишним перестраховаться, и срок хранения книги продаж и книги покупок установить в пределах минимум пяти лет.

Не во всех случаях, предельной датой хранения является дата, указанная в записи при сдаче книги продаж или покупок в архив. Если после «закрытия» книги потребовалось внесение изменений в учетные данные, указанные в ней (например, оформлен дополнительный лист), конечной датой, от которой в этом случае будут исчисляться сроки хранения, будет являться не дата последней зафиксированной операции, а дата внесения последней корректировки в учетные записи.

Истечение срока хранения также не повод сразу готовить спички или нажимать кнопку шредера. Не стоит уничтожать регистры с истекшим сроком хранения, но относящимся к отчетным периодам, еще не проверенным налоговиками.

Перед уничтожением отчетных документов, согласно общему правилу, следует составить акт на уничтожение. Акт подписывается комиссией в составе не менее трех человек. Перед подписанием акта, члены комиссии обязаны сверить записи в книгах на предмет установления даты внесения последней из них (она в обязательном порядке указывается в акте на списание).

Пределы ответственности за нарушение сроков хранения

За нарушение установленных сроков хранения книг покупок и продаж законодательством установлена ответственность, как для субъекта хозяйствования, так и для должностных лиц.

Согласно п.4 ст. 93 и п. 1 ст. 126 НК РФ, налогоплательщик, допустивший нарушение установленных сроков, не сможет представить запрашиваемые налоговиками регистры, значит, может быть оштрафован на сумму 200 руб. за каждый из непредставленных документов.

Кроме того, отсутствие налоговых регистров (в т.ч. книги покупок или книги продаж) считается грубым нарушением правил учета, за что субъект предпринимательства, преждевременно их уничтоживший, может быть оштрафован на сумму 10 тыс.руб., а при повторном нарушении – на 30 тыс.руб. (ст. 120 НК РФ).

Руководитель субъекта хозяйствования (или ИП), за отсутствие книг покупок и продаж, срок хранения которых еще не истек, может быть оштрафован на сумму от 300 до 500 руб., согласно п.1 ст.15.6 КоАП РФ.

http://spmag.ru/articles/sroki-hraneniya-knig-pokupok-i-prodazh

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 8

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Сохранность счетов-фактур должен организовать как покупатель, получающий данные документы, так и продавец, их формирующий. При определении периода хранения бумажного формата счетов-фактур нужно руководствоваться пп. 8 п.1 ст.23 НК РФ, электронного формата – п. 1.13 Порядка выставления и получения с/ф в электронной форме. Читайте также статью: → “Счет фактура: образец заполнения, бланк».

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

  • Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
  • Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.
Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 9★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:

  • Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
  • Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.

Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.

Срок хранения товарных накладных

Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. Читайте также статью: → “Форма ТОРГ-12: скачать бланк и образец заполнения». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.

Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.

Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 9★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Если по накладной материалы получены, но не оплачены

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур

В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.

Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.

ДокументПериод храненияЧисло, с которого период исчисляетсяПоследний день периода хранения
Счет-фактура4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету01.10.201630.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для приема ценностей к учету и подтверждения присутствия права на вычет налога4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету01.10.201630.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для подтверждения величины стоимости ценностей для включения в налоговые расходы4г. с момента завершения года, в котором данная стоимость включена в расходы налогового характера01.01.201731.12.2020
Товарная накладная, используемая в качестве первичного документа для бухгалтерских целей5л. с момента завершения года, в котором полученные ценности поставлены на приход01.01.201731.12.2021

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021.

Срок хранения актов выполненных работ

Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы.

[2]

Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Срок хранения книг покупок и продаж

Данные книги применяются для обоснования правомерности вычетов по добавленному налогу. Периоды, на протяжении которых необходимо обеспечить сохранность данных регистров, определяются Правилами их ведения, утвержденными 1137-м Постановлением. Читайте также статью: → “Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.

Порядок хранения документов на предприятии

Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:

  • Быть недоступным для широкого круга лиц;
  • Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
  • Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.

Помещение для хранения должны быть специально подготовленным. Идеальным вариантом будет несгораемый металлический сейф или шкаф, закрывающийся на надежный замок.

Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.

При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.

http://online-buhuchet.ru/srok-xraneniya-schetov-faktur/

Сколько хранится книга покупок и продаж

Откуда можно узнать о периоде хранения книг покупок и продаж

Книги покупок и продаж являются документами налогового учета и предназначены для формирования налоговой отчетности по НДС. Поэтому для определения периода их хранения нужно ориентироваться на нормы налогового законодательства. Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок хранения данных налогового и бухгалтерского учета, а также других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, равен четырем годам.

На этот же период хранения указывают п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

На нормативно закрепленный период хранения книг покупок и продаж не влияет их форма — бумажная или электронная. Но от формы зависит порядок хранения книг:

  • бумажные экземпляры требуют ежеквартальной распечатки, подписания руководителем, прошивки страниц, нумерации и скрепления печатью (при ее наличии);
  • электронные книги подписываются усиленной электронной подписью при отправке в ИФНС, если их запросят налоговики; распечатывать и подписывать книги для целей хранения не требуется.

О нюансах ведения и представления в налоговые органы книг покупок и продаж рассказываем в материалах:

Как не ошибиться с датой начала отсчета срока хранения

По нормам налогового законодательства срок хранения книги покупок и книги продаж составляет четыре года с даты последней записи. Но что считать последней записью? Будет ли это заключительная запись в последней строке книги покупок/продаж или нужно учесть что-то еще? Разберемся с помощью примеров.

Последняя запись в книге покупок ООО «Стройкомплект» за 3-й квартал 2019 года датирована 28 сентября. Это означает, что хранить книгу следует до окончания 3-го квартала 2023 года.

В ноябре 2019 года в книгу покупок за 3-й квартал 2019 года потребовалось внести изменения. Был оформлен дополнительный лист № 1 к книге покупок за корректируемый период. В связи с этим срок хранения стал длиннее. Отсчет периода хранения теперь нужно начинать с даты, указанной в дополнительном листе.

Если в дальнейшем в эту книгу покупок еще будут вноситься изменения, срок ее хранения будет снова переноситься.

Индивидуальный предприниматель Пушкарев Д. Р. применяет общую систему налогообложения и уплачивает НДС с 3-го квартала 2015 года, с момента начала своей деятельности. За этот период ему не приходилось вносить корректировки в книгу продаж и оформлять в связи с этим доплисты. По окончании 3-го квартала 2019 года ИП Пушкарев Д. Р. может на законных основаниях книгу продаж за 3-й квартал 2015 года уничтожить.

Как нужно поступить с книгами покупок и продаж, срок хранения которых закончился, расскажем далее.

Нормативный период хранения истек: что делать с книгами

Компании или ИП могут устанавливать свои сроки хранения книг покупок и продаж. Но с учетом одного обязательного правила — самостоятельно установленные сроки не могут быть меньше тех, что установлены в налоговом законодательстве. То есть можно установить срок хранения книг покупок и продаж 5, 6, 10 лет или иной срок, превышающий четырехлетний период хранения (отсчитываться который должен с момента последней записи в указанных регистрах).

Накапливать бумаги с истекшим сроком хранения не имеет смысла. Но если внутренними НПА были установлены увеличенные сроки хранения отдельных документов, их необходимо соблюдать.

Как только срок хранения книги покупок/продаж закончился, ее можно уничтожить. Способ уничтожения зависит от того, в какой форме книга хранилась:

  • от бумажного экземпляра можно избавиться путем измельчения в шредере или утилизировать иными доступными способами;
  • информацию из электронной книги покупок/продаж можно стереть или перезаписать (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст), а также уничтожить данные вместе с носителем.

Подробнее о процедуре уничтожения документов с истекшим сроком хранения расскажем в этом материале.

Срок хранения сокращен: как и кого накажут

Если книгу покупок/продаж уничтожить раньше, чем завершится нормативно закрепленный срок хранения, возможны негативные последствия. Они затронут как саму компанию, так и ее администрацию:

Сроки хранения книг покупок и продаж - картинка 12

За какие нарушения могут оштрафовать по ст. 126 НК РФ, узнайте из этой публикации.

Итоги

Книги покупок и продаж необходимо хранить не менее четырех лет с даты последней записи. При внесении изменений в книги после их составления четырехлетний срок хранения начинается заново после каждой корректировки. Нарушение срока хранения книг покупок и продаж грозит компании и ее директору штрафом.

http://nalog-nalog.ru/nds/kniga_pokupok/skolko-hranitsya-kniga-pokupok-i-prodazh/

Литература

  1. Торвальд, Ю. Век криминалистики; М.: Прогресс, 2011. — 325 c.
  2. Веденин, Н.Н. Земельное право; М.: Юриспруденция; Издание 4-е, перераб. и доп., 2012. — 192 c.
  3. Селиванов, Н.А. Справочник следователя; М.: Российское право, 2012. — 320 c.
  4. Краткий курс по теории государства и права. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2015. — 140 c.

Добавить комментарий

Мы в соцсетях

Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях