WordPress

Согласие на хранение трудовой книжки

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 1
Полезная информация на тему: "Согласие на хранение трудовой книжки"с комментариями спецалистов.

Образец согласия на хранение трудовой книжки у работодателя

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 2

При устройстве на работу специалист передает работодателю все необходимые документы. Их перечень приведен в стат. 65 ТК РФ. В число бланков входит и трудовая книжка. Это основной документ, где содержится информация о трудовой деятельности сотрудника. До появления понятия «персональные данные» хранение книжек не вызывало никаких проблем. Однако с вступлением в действие Закона № 152-ФЗ от 27.07.06 г. работник должен составлять письменное согласие на хранение трудовой книжки или, как его еще иногда называют, заявление. Рассмотрим, как заполняется данная форма в 2019 году.

Согласие на хранение трудовой книжки у работодателя

Список документов, которые специалист обязан передать работодателю при трудоустройстве, приведен в стат. 65 ТК РФ. В обязательный перечень входят:

  • Трудовая книжка физлица.
  • Паспорт или другой удостоверяющий личность документ.
  • Документ о регистрации гражданина в системе ИЛС (индивидуальный персонифицированный учет) – по-простому это СНИЛС.
  • Военный билет – предоставляется военнообязанными и лицами, подлежащими воинскому учету.
  • Дипломы об образовании, наличии специальных знаний, о квалификации.
  • Справка об отсутствии (или наличии) судимости, возбуждении (или прекращении) уголовного преследования.
  • Прочие по необходимости – с учетом специфики трудовой деятельности и законодательных требований.

Кадровик организации заносит сведения из предъявленных физлицом документов в его личную карточку. После оригиналы возвращаются владельцу. Запрещается изготавливать копии. А хранить трудовую можно только, если есть письменное согласие работника на хранение трудовой книжки – образец бланка в конце статьи. В противном случае работодателю придется платить штраф. Размер санкции составляет до 75000 руб. по ч. 2 стат. 13.11 КоАП. Такой вопрос разъясняет Роструд на официальном сайте https://www.rostrud.ru/rostrud/deyatelnost/?ID=591451.

По разъяснениям ведомства в действующем законодательстве порядок ведения личных дел специалистов не утвержден. В то же время, если проанализировать нормативные требования, каждому гражданину гарантируется Конституцией право на неприкосновенность его частной, личной и семейной жизни (ч. 1 стат. 23). В соответствии с ч. 1 стат. 24 не допускается использование и хранение личных данных физлица без его согласия. К персональным относятся все сведения о работнике (п. 1 стат. 3 № 152-ФЗ от 27.07.06 г.).

Следовательно, чтобы работодатель мог на законных основаниях получать, хранить персданные, нужно иметь разрешение от сотрудника. Далее разберемся, как заполнить образец согласия на хранение трудовой книжки.

Согласие на хранение трудовой книжки – бланк 2019

Унифицированной формы такого документа нет. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать бланк согласия на хранение трудовых книжек и обработку персданных. Заявление всегда составляется письменно. При его заполнении нужно учитывать требования п. 4 стат. 9 № 152-ФЗ. В число обязательных сведений, которые следует включить в согласие, входят следующие данные:

  • ФИО специалиста.
  • Реквизиты его паспорта или другого удостоверяющего личность документа.
  • Название и адрес компании-работодателя или ФИО и адрес ИП-работодателя.
  • Список сведений, на обработку которых дает свое согласие работник.
  • Цель обработки личных данных.
  • Информация о лице, которое будет работать с персданными по поручению работодателя.
  • Срок действия заявления (согласия), способ его отзыва.
  • Личная подпись работника.

В конце документа также нужно указать дату его составления сотрудником. Бланк может быть составлен «от руки» или с помощью компьютера. Но личную подпись физлицо ставит собственноручно. Далее мы приводим часть образца письменного согласия на хранение трудовой книжки, а полностью документ можно скачать в формате word.

[3]

Согласие на хранение трудовой книжки – образец 2019

Семенову Владимиру Сергеевичу

Комарова Олега Викторовича

на обработку персональных данных

Я, Комаров Олег Викторович, зарегистрированный по адресу: 344092 г. Ростов-на-Дону ул. Стартовая, 15 кв. 21, паспорт 60 02 серия 182563, выдан 18.12.2007 г. Отделом УФМС по Ворошиловскому р-ну, в соответствии с п. 1 ст. 9 закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю ООО «Механик», находящемуся по адресу 344079, г. Ростов-на-Дону ул. Страны Советов, 8 оф. 2, согласие на обработку моих персональных данных любым законодательно разрешенным способом.

Согласие относится к обработке следующих персональных данных:

  • Фамилия, имя, отчество.
  • Пол.
  • Дата и место рождения.
  • Данные паспорта.
  • Адреса регистрации по месту жительства и фактического проживания.
  • Номера телефонов: домашнего и мобильного.
  • Сведения об образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации.
  • Данные о семейном положении, составе семьи, необходимые для предоставления законодательно установленных льгот.
  • Отношение к воинской обязанности.
  • Сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы, доходах на предыдущих местах работы.
  • СНИЛС.
  • ИНН.
  • Сведения о событиях, связанных с моей трудовой деятельностью в ООО «Механик».
  • Данные о моих доходах в ООО «Механик».
  • Информация о моих деловых качествах.

[1]

Настоящее согласие дано в добровольном порядке и действительно с дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.

http://raszp.ru/priem-na-rabotu/obrazec-soglasiya-na-khranenie-trudovoy-knizhki-u-rabotodatelya.html

Согласие на хранение трудовой книжки

soglasie_na_hranenie_trudovoy_knizhki.png

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 4

Похожие публикации

Трудовая книжка является основным документом, который содержит сведения о трудовой деятельности российского гражданина и стаже работы. После принятия Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ эти сведения считаются личными данными граждан, которые охраняются законодательством. В связи с этим работодатели не вправе распоряжаться такими сведениями без получения согласия работников. Гражданин должен написать заявление на хранение трудовой книжки у работодателя, в котором он дает организации право на обработку персональной информации.

Законодательная база

В ст. 24 Конституции РФ указано, что хранение и использование информации о частной жизни гражданина недопустимо без его согласия.

В ст. 9 закона № 152-ФЗ регламентирован порядок получения согласия на обработку персональных данных физлица.

Глава 14 ТК РФ посвящена защите персональных данных работников, в т.ч., ст. 86 ТК РФ устанавливает требования, которые работодатель должен выполнять при обработке персональной информации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласие работника на хранение трудовой книжки – что это за документ?

Данный документ является письменным разрешением гражданина РФ, в соответствии с которым заинтересованной стороне предоставляется право получать, собирать, хранить и использовать его персональные сведения. Как правило, согласие работника на хранение трудовой книжки не оформляется отдельным документом. Чаще всего разрешение гражданина на осуществление действий с личной информацией указывается в другом документе -«Согласии на обработку персональных данных». Данный документ обязателен при оформлении на работу, он содержит:

перечень сведений, на обработку которых гражданин дает свое согласие;

для каких целей предоставляются такие сведения (ведение кадрового документооборота, проведение бухгалтерских операций и налоговых отчислений и прочие действия).

В какой форме составляется согласие?

Согласие на хранение трудовой книжки, по сути являющееся согласием на обработку персональных данных работника, составляется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри фирмы. При его оформлении обязательно надо ориентироваться на нормы ст. 9 закона № 152-ФЗ. В частности, в пункте 4 ст. 9 перечислены сведения, которые нужно включить в данный документ. К таким сведениям относится:

реквизиты документа, удостоверяющего личность;

наименование организации и ее юридический адрес (или Ф.И.О. и адрес ИП);

цель обработки персональной информации;

перечень данных, на обработку которых физлицо дает свое согласие;

сведения о лице, которое будет осуществлять действия с персональной информацией по поручению организации (если таковое имеется);

срок действия согласия, а также способ его отзыва;

[2]

Как составить документ

Стандартное заявление на хранение трудовой книжки у работодателя и обработку персональных данных составляется таким образом:

В «шапке» нужно указать наименование организации-работодателя и Ф.И.О. руководителя,

Далее пишется название документа «Согласие на обработку персональных данных».

Новую строку можно начать таким образом «Я, (ф.И.О. полностью), в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях …». Здесь необходимо перечислить — Ф.И.О. гражданина, который дает свое разрешение на проведение операций с персональной информацией, его адрес, реквизиты паспорта, для каких целей предоставляются данные (к примеру, для отображения информации в кадровых документах, начисления заработной платы и пр.).

После этого надо указать наименование юридического лица или ФИО ИП, которому предоставляется право осуществлять действия с личной информацией сотрудника.

Затем перечисляются данные, на обработку которых дается согласие. К ним относятся: Ф.И.О., дата и место рождения, адрес регистрации и пр. Среди них обязательно надо упомянуть сведения, имеющиеся в трудовой книжке: «Информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности».

Ниже указывают срок действия соглашения. К примеру «Со дня подписания и до дня отзыва в письменном виде».

В конце документа гражданин должен поставить свою подпись с расшифровкой и дату его составления.

zayavlenie_trudovaya_knizhka.jpg

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 5

Штрафы для работодателей за хранение трудовых книжек без получения согласия работников

Если сотрудники проверяющих органов обнаружат, что трудовые книжки хранятся в организации без письменного согласия работников на обработку персональных сведений – работодателю будет грозить крупный штраф. Размер штрафа за отсутствие согласия на хранение трудовой книжки и и других персональных данных определяется в соответствии с п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ, в 2019 году он составляет для юрлиц от 15 до 75 тысяч рублей, для должностных лиц – от 10 до 20 тысяч рублей, для граждан – 3-5 тысяч рублей.

http://spmag.ru/articles/soglasie-na-hranenie-trudovoy-knizhki

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

http://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/gde_dolzhny_hranitsya_trudovye_knizhki_rabotnikov/

Роструд: работодатель должен получить согласие работника на хранение копии его паспорта

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 6

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 7

Роструд выпустил доклад с руководством по соблюдению обязательных требований за 2 квартал 2017 года, в котором, среди прочего, выявлены некоторые неурегулированные вопросы применения трудового законодательства.

Например, сейчас не установлен предельный срок, до истечения которого работодатель обязан выдать работнику его экземпляр трудового договора. Но, по мнению Роструда, делать это надо фактически при подписании трудового договора.

Также не совсем ясно, обязан ли работодатель при сокращении штата предлагать работникам, чьи должности сокращаются, временную вакантную должность работника, который находится в отпуске по беременности и родам. По мнению ведомства, не обязан. Такие должности не являются вакантными (свободными). На период отпуска по беременности и родам, а также ежемесячного отпуска по уходу за ребенком за сотрудником сохраняется место работы (должность).

Нормами действующего законодательства также не установлен порядок ведения личного дела работника. Но чиновники считают, что работодатель вправе хранить копии документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле, если от работника получено согласие на хранение и обработку персональных данных.

Кроме того, сотрудники ведомства высказали предположение о том, как правильно внести запись в трудовую книжку, если аботник уволился с основного места работы, и теперь работа по совместительству стала основным местом работы.

http://www.audit-it.ru/news/personnel/934775.html

Согласие на хранение трудовой книжки

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 8

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 9

Программа разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Возможно ли хранить в личном деле работника копии документов, являющихся персональными данными (паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома, и т.д.), если работник в заявлении на обработку персональных данных дал свое согласие на хранении в его личном деле вышеперечисленных документов?

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 10

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

27 декабря 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 11

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

http://www.garant.ru/consult/work_law/1238621/

Работодателям запретили хранить трудовые книжки работников

Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 13

Нельзя хранить в личных делах работников трудовые книжки. За это предусмотрен штраф для компаний 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). Об этом сообщил Роструд на своем сайте.

Как хранить трудовые книжки

При трудоустройстве будущий работник подает в отдел кадров необходимые документы. Они перечислены в статье 65 ТК РФ:

  • Паспорт
  • Трудовая книжка
  • СНИЛС
  • Военный билет
  • Диплом и др.
  • Полный список документов при устройстве на работу есть в статье «Полный список документов для приема на работу по ТК РФ в 2019 году». Работник кадровой службы должен занести данные из паспорта и других документов в личную карточку работника и отдать документы. Копии делать запрещено. Хранить трудовую книжку можно только в одном случае — если на то есть письменно согласие работника. Без него делать это запрещено. Образец согласия скачайте по ссылке ниже. Без письменного согласия придется заплатить штраф 50 000 рублей в соответствии с частью 1 статьи 13.11 КоАП РФ.

    «Работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных,» — отметили в Роструде.

    http://radio-serov.ru/rabotodatelyam-zapretili-hranit-trudovye-knizhki-rabotnikov

    Правила ведения и хранения трудовых книжек

    Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 14

    Трудовая книжка является личным документом гражданина, хранящим информацию о его трудовой деятельности. Все действия с ее оформлением, ведением и хранением строго регламентируются правилами, утвержденными законодательно.

    Законодательное регулирование

    Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

    • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа — настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
    • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

    Дополнительно к вышеперечисленным документам следует знать Инструкцию, указывающую как заполнять трудовые книжки. Она утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

    Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее

    Трудовая деятельность гражданина может быть подтверждена рядом документов, но основным из них остается трудовая книжка. Это хранилище данных о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях и т.д., которые впоследствии становятся основой для подсчета стажа и установления пенсии.

    Ведение документа является обязанностью работодателя, принявшего на работу гражданина на основании трудового договора. Любому сотруднику, который был принят в организацию и отработал в ней более пяти дней, должна быть сделана отметка в трудовой книжке (оформлена новая, если трудоустроен гражданин впервые).

    Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.

    Трудовая книжка в соответствии с Правилами и Инструкцией должна содержать:

    • персональные данные о работнике;
    • сведения о его трудоустройстве с указанием наименования организации, его подразделения, должности в соответствии со штатным расписанием, даты и номера приказа о приеме на работу;
    • сведения о перемещении (переводе) внутри одной организации;
    • информацию о расторжении трудового договора (увольнении) со ссылкой на статью трудового кодекса;
    • данных о применении за труд различных поощрений и награждений.

    Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.

    Форма трудовой книжки утверждена Постановлением № 225 и другие бланки не являются юридически значимыми. Все записи должны быть внесены в соответствующие разделы, которые разделены на:

    • титульный лист;
    • сведения о работе;
    • сведения о награждениях.

    Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, листы имеют несколько степеней защиты, что позволяет минимизировать риск использования подделок. Каждая страница документа имеет свой номер. Объем книжки ограничен двадцатью разворотами.

    Когда разворотов для заполнения данных о работе или поощрениях недостаточно, оформляется вкладыш, к которому также применяются Правила заполнения трудовых книжек.

    Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.

    Все записи в трудовой книжке, а также вкладыше к ней, подчиняются строгим Правилам и Инструкции. В этих документах прописаны все моменты относительно заполнения титульного листа, записей о работе, увольнении и т.д. Важно обратить внимание на то, как ответственный за ведение вправе внести изменения, если запись сделана ошибочно, а также выдать дубликат в случае утери или порчи документа.

    Полезные статьи:

    Согласие на хранение трудовой книжки - картинка 17

    Правила хранения

    Каждая трудовая книжка является документом, хранящим не только записи о рабочей жизни гражданина, но и его персональные данные. Поэтому законодательство обязывает создавать условия для ее хранения и исключение несанкционированного доступа.

    Все бланки, вкладыши и сами трудовые книжки должны подлежать строгому учету с внесением соответствующих записей по их движению в журналы:

    • приходно-расходную книгу, где происходит фиксация поступления и выдачи бланков;
    • книгу учета движения книжек и вкладышей.

    Эти регистры учета должны оформляться в соответствии с п. 41 Правил, что обязывает их прошнуровывать особым образом и нумеровать страницы.

    Хотя нормативные документы не содержат строгих требований к местам хранения документов, но, поскольку они относятся к бланкам строгой отчетности, то следует руководствоваться соответствующими нормами.

    Трудовые книжки должны находиться в организации в местах, где будет исключен доступ посторонних лиц. Это исключит не только несанкционированное владение информацией, но и хищение. Обеспечить нахождение их в металлическом запираемом шкафу, сейфе или помещении, куда доступ строго ограничен.

    Сроки хранения

    При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку в организацию, где она постоянно хранится до момента его увольнения. Исключение составляет случай приема на работу по совместительству, тогда нахождение трудовой книжки должно быть по основному месту работы.

    Документ может быть выдан работнику на руки только в случаях:

    • прекращения трудового договора;
    • необходимости предъявления в орган пенсионного фонда для оформления пенсии (с письменного заявления).

    В иных случаях выдается копия трудовой книжки, заверенная ответственным лицом за ведение и хранение.

    В случае смерти работника его документ должен быть выдан родственникам с основанием к увольнению п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Работодатель предпринимает попытки вручить книжку лично либо заручается согласием на пересылку почтовым отправлением. В регистре учета делается соответствующая отметка о выбытии.

    Если же книжка умершего осталась невостребованной, ответственный за ведение и хранение обязан обеспечить ее сохранность на постоянной основе на протяжении 75 лет. Следует учитывать, что на протяжении этого времени могут объявиться родственники сотрудника и затребовать трудовую книжку. Ответственное лицо обязано ее выдать с фиксацией выбытия в журнале учета.

    http://trudtk.ru/trudovaja-knizhka/pravila-vedenija-i-hranenija-trudovoj-knizhki/

    Работодателям запретили хранить трудовые книжки работников

    Работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных

    Как мы все привыкли, при приеме на работу мы пишем заявление, отдаем его работодателю, отдаем трудовую книжку. Трудовая книжка всегда хранилась в компании и возвращалась на руки человеку только при его увольнении.

    А как правильно работать сейчас? Можно ли хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле?

    Как ответил Роструд, работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

    Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ закрепляет право каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Согласно ч. 1 ст. 24 сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

    В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

    Правила защиты персональных данных работника установлены главой 14 ТК РФ.

    Ст. 86 ТК РФ устанавливает, что обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в следующих целях:

    обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;

    • содействие работникам в трудоустройстве;
    • получение образования и продвижение по службе;
    • обеспечение личной безопасности работников;
    • контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

    http://taxpravo.ru/analitika/statya-423165-rabotodatelyam_zapretili_hranit_trudovyie_knijki_rabotnikov

    Литература

    1. Липшиц, Е.Э. Законодательство и юриспруденция в Византии в IX-XI вв. Историко-юридические этюды / Е.Э. Липшиц. — М.: Наука, 2013. — 248 c.
    2. Витрук, Н.В. Общая теория юридической ответственности / Н.В. Витрук. — М.: Норма, 2017. — 391 c.
    3. Наследственные споры. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 816 c.
    4. Маранц, Ю. В. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебной системе Российской Федерации» / Ю.В. Маранц. — М.: Юстицинформ, 2014. — 120 c.

    Добавить комментарий

    Мы в соцсетях

    Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях